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Se você está apenas começando a usar o Google Docs, seus amplos recursos e complementos podem ser um pouco opressivos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a começar a usar essa alternativa poderosa ao Microsoft Word.

O que é o Google Docs?

Se você já ouviu falar do Google Docs antes, fique à vontade para pular. Se você nunca ouviu falar disso, aqui está um curso intensivo sobre o que você precisa saber. Iremos repassar o básico e atualizar você com o que é o Google Docs e como você pode começar imediatamente.

O Google Docs é um processador de texto gratuito baseado na web oferecido pelo Google como parte de seu pacote de escritório completo - Google Drive - para competir com o Microsoft Office. Os outros serviços principais incluídos no pacote baseado em nuvem são Planilhas (Excel) e Slides (Powerpoint).

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O Google Docs está disponível em todos os dispositivos e plataformas; tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet e um navegador da web (ou, no caso de um celular, os aplicativos aplicáveis). O Google faz o resto e lida com a maior parte do trabalho pesado enquanto executa o software na nuvem.

O Documentos oferece suporte a vários tipos de arquivo, incluindo .doc, .docx .txt, .rtf e .odt, facilitando a visualização e a conversão de arquivos do Microsoft Office diretamente do Google Drive.

E como o Docs é um processador de texto online, você pode compartilhar e colaborar com várias pessoas no mesmo documento, rastreando revisões, alterações e sugestões em tempo real.

Você já ouviu o suficiente? Vamos começar.

Como se inscrever para uma conta

A primeira coisa que você precisa fazer antes de usar o Google Docs é se inscrever em uma conta do Google (uma conta @gmail). Se você já possui uma conta, sinta-se à vontade para passar para a próxima seção. Do contrário, examinaremos a maneira simples de criar uma conta do Google e configurar o Google Docs.

Acesse accounts.google.com, clique em “Criar conta” e depois em “Para mim”.

Na próxima página, você precisará fornecer algumas informações para criar uma conta, como nome e sobrenome, nome de usuário e senha.

Além disso, você deve verificar seu número de telefone para ter certeza de que é um humano real e não um bot.

Depois de verificar seu número de telefone, as páginas subsequentes exigem que você forneça um endereço de e-mail de recuperação, data de nascimento e sexo, além de concordar com a declaração de privacidade e os termos de serviço. Termine isso e você será o orgulhoso novo proprietário de uma Conta do Google.

Como criar um documento em branco

Agora que você tem uma conta do Google, é hora de criar seu primeiro documento. Vá para o Google Docs e coloque o cursor no ícone multicolorido “+” no canto inferior direito.

O + se transforma em um ícone de lápis azul; Clique nisso.

Dica do Chrome Pro:Se estiver usando o Google Chrome, você pode digitar docs.new na Omnibox e pressione Enter para criar e abrir automaticamente um novo documento em branco.

Como importar um documento do Microsoft Word

Mesmo se você for novo no Google Docs, talvez já tenha uma coleção de arquivos do Microsoft Word que gostaria de poder usar. Se for esse o caso, você terá que fazer upload de todos os seus documentos do Word antes de visualizá-los. Embora possa não oferecer suporte a alguns dos recursos e formatação mais avançados de alguns documentos do Word, ele funciona muito bem.

Ao importar um documento do Word, você pode usar o Google Docs ou o Drive para fazer upload de seus arquivos. Ambos os métodos permitem arrastar e soltar um arquivo de seu computador diretamente no navegador da web para carregamentos fáceis. Seu Drive hospeda todos os seus arquivos carregados, mas por conveniência, quando você acessa a página inicial do Google Docs, ele mostra apenas arquivos do tipo documento.

Na página inicial do Google Docs, clique no ícone de pasta no canto superior direito e, em seguida, clique na guia “Upload”.

Depois que o arquivo do Word é carregado, o Google Docs o abre automaticamente, pronto para você começar a editar, compartilhar e colaborar.

Para abrir um documento do Word que deseja editar, clique no arquivo com o "W" azul ao lado do nome do arquivo na página inicial do Google Docs.

Clique em visualizar o arquivo do Word ou editá-lo no Documentos.

Ao terminar o documento, você pode baixá-lo de volta para o formato DOCX ou PDF, ODT, TXT, HTML ou EPUB. Clique em Arquivo> Baixar como e, em seguida, clique no formato desejado e o download será feito diretamente para onde os arquivos são salvos em seu navegador.

RELACIONADO:Como importar um documento do Word para o Google Docs

Como verificar a ortografia no Google Docs

Agora que você tem alguns documentos, é hora de verificar se a ortografia e a gramática estão corretas. O Docs vem equipado com um corretor ortográfico pronto para usar - sempre que você digitar algo incorretamente, ele sublinha o erro com uma linha irregular, solicitando que você faça uma alteração.

Isso deve estar ativado por padrão, mas você pode verificar em Ferramentas> Ortografia> Sublinhar erros.

Para ver as correções ortográficas e sugestões, clique com o botão direito na palavra com a linha abaixo. Como alternativa, ou pressione Ctrl + Alt + X (Windows) ou Command + Alt + X (Mac) para abrir a ferramenta Verificação ortográfica e gramatical.

Outra maneira de acessar a verificação ortográfica é clicar no ícone com um A e uma marca de seleção. Isso ativa a ferramenta e analisa a ortografia e a gramática do documento.

Junto com um corretor ortográfico, o Google Docs vem com um dicionário e uma enciclopédia integrados. Tudo o que você precisa fazer é destacar uma palavra, clicar com o botão direito sobre ela e clicar em “Definir [palavra]”.

Embora isso deva ser um começo, daremos um mergulho mais profundo no corretor ortográfico e gramatical do Documentos, se desejar mais informações.

RELACIONADO:Como verificar a ortografia no Google Docs

Como colaborar em documentos com outras pessoas

Um dos melhores recursos do Google Docs é a capacidade de gerar um link compartilhável que permite que qualquer pessoa com ele visualize, sugira edições ou edite seu documento. Em vez de enviar um arquivo para frente e para trás entre os colaboradores, você pode fazer edições e sugestões de uma só vez, como se todos estivessem reunidos no mesmo computador em tempo real. A única diferença é que cada pessoa tem seu próprio cursor de entrada de texto para usar em seu computador pessoal.

No documento que deseja compartilhar, clique no botão azul “Compartilhar” para escolher como e com quem deseja enviar um link para o seu arquivo. Você pode inserir endereços de e-mail manualmente ou clicar em “Obter link compartilhável” no canto superior para distribuir o convite você mesmo.

No menu suspenso, você pode editar quanto poder o (s) usuário (s) compartilhado (s) têm sobre o arquivo ao selecionar uma destas opções:

• Fora:O compartilhamento está desativado. Se você já compartilhou um link com outras pessoas, ele não funcionará mais e revogará todas as permissões que eles tinham.
• Qualquer pessoa com o link pode editar: Concede aos usuários compartilhados acesso total de leitura / gravação. Eles ainda não podem excluí-lo de seu Google Drive - isso é apenas para o conteúdo do arquivo.
• Qualquer pessoa com o link pode comentar: Permite que usuários compartilhados deixem comentários, se desejarem - isso é ótimo para projetos de equipe.
• Qualquer pessoa com o link pode visualizar: Os usuários compartilhados podem visualizar o arquivo, mas não podem editá-lo de nenhuma forma. Esta é a ação padrão quando você compartilha um arquivo e a melhor opção se você estiver tentando compartilhar um arquivo para download.

Você pode fazer muito mais com esses links compartilháveis, que também funcionam com outros arquivos do Drive e em dispositivos móveis. Para uma análise mais aprofundada de como esses links funcionam e como gerá-los, confira nossa postagem.

RELACIONADO:Como criar links de download compartilháveis ​​para arquivos no Google Drive

Como ver todas as mudanças recentes em um documento

Quando você compartilha documentos com outras pessoas, é difícil controlar todas as pequenas mudanças que acontecem se você não estiver presente. Para isso, há um histórico de revisão. O Google Docs rastreia todas as alterações que ocorrem em um documento e as agrupa em períodos, mantendo a bagunça baixa. Você pode até mesmo reverter um arquivo para qualquer uma das versões anteriores listadas no histórico com um clique do mouse.

Você pode ver uma lista de todas as alterações recentes clicando em Arquivo> Histórico da versão> Ver histórico da versão.

RELACIONADO:Como ver as alterações recentes em seu arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google

Como sugerir uma edição em um documento

Se você é o proprietário de um documento e prefere que os colaboradores sugiram edições para seu arquivo (em vez de editá-los diretamente), você pode definir a permissão de acesso para “Sugestões”. Isso permite que outras pessoas editem um documento sem se preocupar com a confusão de outras pessoas em seu arquivo. Quando um colaborador faz uma edição, o proprietário recebe uma notificação por email sobre a edição sugerida e pode optar por manter ou descartar a alteração.

Se você olhar no canto superior direito da janela do documento, verá seu estado atual. Se você vir "Sugerindo", está pronto para prosseguir. Se você vir “Editando” ou “Visualizando”, clique nesse botão e, em seguida, clique na opção “Sugerir”.

RELACIONADO:Como sugerir uma edição no Google Docs

Como encontrar a contagem de palavras e páginas

Por padrão, o Google Docs não exibe a contagem de palavras ou páginas, mas é fácil verificá-los sem uma contagem manual. Portanto, se você tem um limite estrito de palavras para uma tarefa ou gosta de controlar a quantidade que escreve, pode ver os detalhes de seu trabalho com a contagem de palavras. Você pode até destacar o texto de qualquer parágrafo para verificar quantas palavras existem na seleção.

Para visualizar a contagem de palavras / páginas do seu documento, clique em Ferramentas> Contagem de palavras ou pressione Ctrl + Shift + C no Windows e Command + Shift + C no Mac.

Você também pode encontrar a contagem de palavras para uma string específica de texto realçando-a e voltando para Ferramentas> Contagem de palavras (ou usando a combinação de teclas).

RELACIONADO:Como encontrar a página e a contagem de palavras no Google Docs

Como usar o Google Docs off-line

O que acontece se você precisar acessar o Google Docs, mas não tiver uma conexão com a Internet? Embora o Google Docs seja um produto baseado na web, isso não significa que você não pode usá-lo off-line. Você precisa baixar uma extensão para o Chrome e certificar-se de habilitar o arquivo para uso offline com antecedência. Todas as alterações feitas no arquivo são atualizadas na próxima vez que você se conectar à Internet.

Depois de baixar a extensão oficial do Chrome, vá para a página inicial do Google Docs e, no canto superior esquerdo, clique no menu Hambúrguer> Configurações. Uma vez aqui, alterne “Off-line” para a posição Ligado e clique em “OK”.

Para economizar espaço de armazenamento em sua máquina local, o Google apenas baixa e disponibiliza off-line os arquivos acessados ​​mais recentemente. Para habilitar manualmente um arquivo, clique no ícone de três pontos e alterne “Disponível off-line” para Ativado.

RELACIONADO:Como usar o Google Docs off-line

Como adicionar números de página a um documento

Os números das páginas são uma ferramenta visual usada para mostrar ao leitor em qual página ele está no momento. Eles também ajudam a organizar as folhas físicas de papel e colocá-las na ordem adequada (você sabe - se você as imprimir). O Google Docs não gera números de página automaticamente em arquivos, você precisa adicioná-los manualmente, mas é fácil adicioná-los ao cabeçalho ou rodapé de seu documento.

Para adicionar um número de página a todas as páginas, clique em Inserir> Cabeçalho e Número da Página> Número da Página. Você verá uma janela pop-up onde pode escolher um estilo de número de página.

RELACIONADO:Como adicionar números de página ao Google Docs

Como controlar as margens no Google Docs

As margens são o espaço em branco que delimita seu documento em todos os lados. Como as margens criam uma borda invisível, ao diminuir o tamanho da margem, você aumenta a quantidade de espaço utilizável na página. Se você precisa alterar a quantidade de espaço nas bordas de todas as páginas de um arquivo, você precisa gerenciar suas margens com a régua ao longo da lateral e superior do documento.

Se você preferir inserir as margens manualmente, clique em Arquivo> Configurar página, insira a quantidade de espaço em branco que deseja ver em cada lado e clique em “OK”.

RELACIONADO:Como controlar as margens no Google Docs

Como adicionar uma caixa de texto a um documento

Adicionar caixas de texto ao Google Docs é uma ótima maneira de destacar informações pertinentes e chamar a atenção para elementos específicos de um documento. No entanto, criar um não é um processo simples e está escondido em um lugar improvável: do recurso de desenho.

Para acessar o menu Desenho, vá até Inserir> Desenho e clique no ícone da caixa de texto na barra de menu.

Agora, clique e arraste o mouse para criar uma caixa de texto no espaço fornecido e, em seguida, adicione o texto desejado.

Clique em “Salvar e Fechar” para inserir a caixa de texto em seu documento quando terminar.

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Como adicionar um índice

Um índice analítico é uma forma de mostrar aos leitores cada tópico / capítulo listado no documento. Este recurso gera um automaticamente e usa links que saltam para cada seção quando clicados. Portanto, se você tiver um documento grande, isso permite que qualquer pessoa acesse rapidamente partes específicas sem a necessidade de rolar por todo o conteúdo.

Clique em Inserir> Índice e, a seguir, clique em uma das duas opções fornecidas. A primeira opção é um índice de texto simples com números no lado direito destinado a documentos impressos. A segunda opção não usa números de página, mas em vez disso, insere hiperlinks que direcionam para a seção anotada de documentos para visualização online.

Observe que, para criar um índice gerado automaticamente com links para seções específicas de seu documento, você deve formatar cada capítulo - ou título - usando os estilos de cabeçalho integrados do Google Docs. Isso permite que o Google Docs saiba como preencher a tabela e adicionar links clicáveis.

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Os melhores complementos do Google Docs

Agora que você aprendeu todos os fundamentos do Google Docs, pode se tornar um verdadeiro usuário avançado com a adição de complementos. Os complementos são muito parecidos com extensões para navegadores da web, mas são específicos para o Google Docs e permitem que você obtenha recursos adicionais de desenvolvedores terceirizados. Você pode instalar ferramentas para aumentar a produtividade com revisores adicionais, aplicativos de assinatura de documentos, um tradutor de documentos e até mesmo um criador de rubricas para professores.

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