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Você recebeu um documento por e-mail e deve assiná-lo e enviá-lo de volta. Você pode imprimir o documento, assiná-lo e digitalizá-lo novamente e enviá-lo por e-mail. Mas existe uma maneira melhor e mais rápida.

Mostraremos como adicionar rapidamente sua assinatura a qualquer documento PDF, salvando-o como um arquivo PDF padrão que pode ser lido em qualquer lugar. Você pode fazer isso no Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - qualquer plataforma de sua preferência.

Assinaturas eletrônicas, não assinaturas digitais

1. janelas: Abra o PDF no Adobe Reader e clique no botão “Preencher e assinar” no painel direito.
2. Mac: Abra o PDF na visualização, clique no botão Caixa de ferramentas e em Assinar
3. iPhone e iPad: Abra o anexo em PDF no Mail e clique em “Marcar e Responder” para assinar.
4. iPhone e Android: Baixe o Adobe Fill & Sign, abra o PDF e toque no botão Assinatura.
5. cromada: Instale a extensão HelloSign, carregue seu PDF e clique no botão Assinatura.

Primeiro, vamos esclarecer algumas terminologias. Este artigo trata de eletrônico assinaturas, não digital assinaturas, que são algo totalmente diferente. Uma assinatura digital é criptograficamente segura e verifica se alguém com sua chave de assinatura privada (em outras palavras, você) viu o documento e o autorizou. É muito seguro, mas também complicado.

Uma assinatura eletrônica, por outro lado, é apenas uma imagem de sua assinatura sobreposta a um documento PDF. Você pode fazer isso com todos os tipos de aplicativos, e é o que a maioria das pessoas exige quando mandam um documento para você assinar. Envie a eles um arquivo PDF com uma assinatura digital e eles não saberão o que fazer com isso. Para muitas empresas, simplesmente aceitar documentos assinados por e-mail em vez de forçá-lo a enviá-los por fax é um grande salto tecnológico.

Portanto, com certeza, os métodos abaixo não são perfeitamente seguros, mas também não é imprimir algo, rabiscar sobre ele com uma caneta e, em seguida, digitalizar novamente. Pelo menos isso é mais rápido!

Windows: use Adobe Reader

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Embora o Adobe Reader não seja o visualizador de PDF mais leve, é um dos mais repletos de recursos e, na verdade, tem excelente suporte para assinatura de documentos PDF. Outros leitores de PDF de terceiros podem oferecer esse recurso, mas geralmente exigem que você adquira uma versão paga antes de usar seus recursos de assinatura.

Para assinar um documento usando o Adobe Reader, primeiro abra o documento PDF no aplicativo Adobe Acrobat Reader DC. Clique no botão “Preencher e assinar” no painel direito.

Clique no botão “Assinar” na barra de ferramentas e selecione “Adicionar assinatura” para adicionar sua assinatura ao Adobe Acrobat Reader DC.

Se precisar adicionar outras informações ao documento, você pode usar os outros botões da barra de ferramentas para fazer isso. Por exemplo, você pode digitar texto ou adicionar marcas de seleção para preencher formulários usando os botões da barra de ferramentas Preencher e assinar.

Você pode criar uma assinatura de uma das três maneiras. Por padrão, o Adobe Reader seleciona “Tipo” para que você possa digitar seu nome e convertê-lo em uma assinatura. Esta não se parecerá com sua assinatura real, então provavelmente não é a ideal.

Em vez disso, você provavelmente desejará selecionar “Desenhar” e, em seguida, desenhar sua assinatura usando o mouse ou uma tela de toque. Você também pode selecionar “Imagem” se quiser assinar um pedaço de papel, digitalizá-lo com um scanner e, em seguida, adicionar sua assinatura escrita ao Adobe Reader. (Sim, isso requer digitalização, mas você só precisa fazer isso uma vez, após o qual você pode usar essa assinatura em quaisquer documentos que assinar eletronicamente no futuro.)

Após criar uma assinatura, clique em “Aplicar” para aplicá-la ao documento. Deixe “Salvar assinatura” marcado e você pode adicionar rapidamente esta assinatura no futuro.

Posicione sua assinatura onde quiser com o mouse e clique para aplicá-la. Se você escolheu salvar sua assinatura, você a encontrará facilmente acessível no menu “Assinar” no futuro.

Para salvar seu documento PDF assinado, clique em Arquivo> Salvar e selecione um local para o arquivo.

Mac: usar visualização

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Os usuários do Mac têm mais sorte do que os do Windows. O aplicativo de visualização incluído no macOS possui recursos integrados de assinatura de documentos. Graças aos excelentes trackpads integrados aos MacBooks, você pode desenhar sua assinatura no trackpad com um de seus dedos para inseri-la na Visualização. Em um novo MacBook com trackpad “Force Touch”, ele é até mesmo sensível à pressão, permitindo assinaturas ainda mais precisas.

Você também pode simplesmente assinar um pedaço de papel e “escanear” com sua webcam, se preferir criar sua assinatura à moda antiga (ou se tiver um iMac sem trackpad).

Para assinar um documento, abra um documento PDF na Visualização (este deve ser o aplicativo padrão que abre quando você clica duas vezes em um arquivo PDF, a menos que você o tenha alterado). Clique no botão em forma de caixa de ferramentas “Mostrar barra de ferramentas de marcação” e, em seguida, clique no botão “Assinar” na barra de ferramentas que aparece.

Você será solicitado a criar uma assinatura arrastando o dedo sobre o trackpad ou assinando um pedaço de papel e digitalizando-o com sua webcam. Capture sua assinatura uma vez e o Preview irá se lembrar dela para o futuro.

Depois de capturar uma assinatura, você pode selecioná-la no menu que aparece depois de clicar no botão “Assinar”. Sua assinatura é aplicada como uma imagem que pode ser arrastada e redimensionada para caber no documento.

As outras opções da barra de ferramentas permitem digitar texto e desenhar formas no documento, permitindo o preenchimento de formulários, se necessário.

Quando terminar, clique em Arquivo> Salvar para salvar o PDF, aplicando sua assinatura ao arquivo. Você também pode clicar em Arquivo> Duplicar em vez de criar uma cópia do PDF e salvar suas alterações em uma nova cópia do arquivo sem modificar o original.

Se você não gosta da visualização por qualquer motivo, também pode usar o Adobe Reader DC em um Mac. Funcionará como assinar um documento no Windows, portanto, consulte as instruções na seção do Windows para obter informações sobre isso.

iPhone e iPad: use Mail ou Adobe Fill & Sign

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Em um iPhone ou iPad, você pode assinar documentos usando o recurso de marcação no aplicativo iOS Mail. Se você tem um Mac e usa o Preview para assinar documentos, sua assinatura será sincronizada de seu Mac para seu iPhone ou iPad para que você não precise criá-la uma segunda vez.

Este recurso é conveniente, mas só funciona se você quiser assinar documentos no aplicativo Mail. Por exemplo, você pode receber um documento PDF por e-mail e pode precisar assiná-lo e respondê-lo por e-mail.

Para fazer isso, você precisará receber um e-mail com um arquivo PDF anexado, tocar no anexo PDF e clicar no ícone em forma de caixa de ferramentas “Marcar e Responder” no canto inferior direito da tela enquanto visualiza o PDF.

Você poderá então adicionar uma assinatura tocando no botão de assinatura no canto inferior direito da tela. Você também pode digitar texto e desenhar no documento, se desejar.

Quando você toca em “Concluído”, o aplicativo Mail criará automaticamente uma resposta ao e-mail com o seu documento assinado anexado. Você pode digitar uma mensagem de e-mail e enviar o documento assinado.

Embora seja conveniente, ele só funciona no aplicativo Mail, por isso é muito limitado. Se quiser fazer isso de qualquer outro aplicativo, você precisará de um aplicativo de assinatura de terceiros.

Existem algumas opções aqui, mas nós gostamos do aplicativo Adobe Fill & Sign da Adobe, que permite que você assine um número ilimitado de documentos gratuitamente. Ele pode até capturar fotos de documentos em papel com sua câmera, para que você possa criar cópias digitais de formulários em papel. Você pode assinar um documento escrevendo na tela de toque com um dedo ou caneta, e eles também permitem que você digite texto em documentos PDF para preenchê-los.

Para obter um documento PDF de outro aplicativo no Adobe Fill & Sign, encontre o arquivo PDF em outro aplicativo, toque no botão “Compartilhar” e escolha o aplicativo Adobe Fill & Sign. Você pode então tocar no botão de assinatura para assinar o documento facilmente. Quando terminar, toque no botão “Compartilhar” no Adobe Fill & Sign para enviar o documento assinado para outro aplicativo.

Se você é uma empresa que procura uma ferramenta com mais recursos, ou se simplesmente não gosta do Adobe Sign & Fill, também gostamos particularmente do SignNow. Funciona muito bem e permite assinar documentos com o dedo. Você pode assinar até cinco documentos por mês gratuitamente, mas depois disso, é necessária uma taxa de assinatura mensal. É uma boa alternativa, no entanto.

Android: use Adobe Fill & Sign

O Android não vem com um aplicativo integrado que faça isso. Em vez disso, você precisará usar um aplicativo de terceiros. Assim como no iPhone e no iPad, gostamos do Adobe Fill & Sign, que permite que você assine um número ilimitado de documentos por mês gratuitamente. Ele também pode capturar fotos de documentos em papel com sua câmera para que você possa assiná-los eletronicamente.

Depois de instalar o aplicativo, você pode abrir documentos PDF no aplicativo e tocar no botão de assinatura para assiná-los. Você pode então compartilhar o documento assinado com outro aplicativo tocando no botão “Compartilhar”.

Assim como no iOS, também recomendamos o SignNow se você quiser algo um pouco mais cheio de recursos e estiver disposto a pagar (já que ele só oferece até cinco assinaturas por mês gratuitamente).

Chromebook: use HelloSign

Em um Chromebook, você encontrará uma variedade de serviços de assinatura na web que funcionam para você. Gostamos do HelloSign, que oferece uma boa interface da web, bem como um aplicativo do Chrome que se integra ao Google Drive. Ele permite que você assine até três documentos por mês gratuitamente.

A interface da web básica do HelloSign permite que você carregue facilmente documentos PDF e assine-os desenhando sua assinatura ou carregando uma imagem. Você pode então enviar por e-mail o documento assinado diretamente para alguém ou fazer o download do documento e fazer o que quiser com ele.

Se você não gosta do HelloSign, o DocuSign também funciona bem em um Chromebook, oferecendo um aplicativo que se integra ao Google Drive para assinatura e uma extensão de navegador que permite assinar documentos do Gmail. Mas DocuSign não oferece assinaturas grátis. A SignNow também oferece um aplicativo Chrome para Google Drive e uma extensão para Gmail, mas o aplicativo e a extensão não são bem revisados.

Linux: é complicado

Isso é um pouco mais difícil no Linux, pois a versão oficial do Adobe Reader para Linux foi descontinuada. Mesmo as versões antigas e desatualizadas disponíveis para Linux não têm essa funcionalidade, nem visualizadores de PDF integrados populares como Evince e Okular.

Você pode querer experimentar uma ferramenta baseada na web como HelloSign, discutida na seção Chromebook acima, para ter a experiência mais fácil.

Se você deseja usar um aplicativo de desktop, o Xournal é provavelmente a ferramenta mais conveniente para assinar PDFs no Linux. Ele pode fazer anotações em PDFs, adicionando imagens a eles. Primeiro, você precisará criar uma imagem de sua assinatura - assinar um pedaço de papel, digitalizá-lo em seu sistema Linux e limpá-lo. Você poderia apenas tirar uma foto com sua webcam ou câmera do smartphone também. Você pode querer ajustá-lo no GIMP para que tenha um fundo transparente ou apenas certifique-se de assinar um pedaço de papel branco e que o fundo seja inteiramente branco.

Instale o Xournal a partir da ferramenta de instalação de software de sua distribuição Linux, abra o PDF e clique na opção de menu Ferramentas> Imagem. Isso permitirá que você insira a imagem de sua assinatura e poderá reposicioná-la e redimensioná-la conforme necessário para que se encaixe no campo de assinatura.

Ter que realmente digitalizar e criar um arquivo de imagem é um pouco chato, mas você pode usar esse método para assinar documentos rapidamente no futuro, depois de obter uma boa imagem de sua assinatura.

Crédito da imagem: Tim Pierce no Flickr