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O Microsoft Office permite criptografar seus documentos do Office e arquivos PDF, não permitindo que ninguém visualize o arquivo a menos que tenha a senha. As versões modernas do Office usam criptografia segura na qual você pode confiar - supondo que você defina uma senha forte.

As instruções abaixo se aplicam ao Microsoft Word, PowerPoint, Excel e Access 2016, mas o processo deve ser semelhante em outras versões recentes do Office.

Quão segura é a proteção por senha do Microsoft Office?

Os recursos de proteção por senha do Microsoft Office tiveram uma má reputação no passado. Do Office 95 ao Office 2003, o esquema de criptografia era muito fraco. Se você tiver um documento protegido por senha com o Office 2003 ou uma versão anterior, a senha pode ser facilmente e rapidamente contornada com um software de quebra de senha amplamente disponível.

Com o Office 2007, a Microsoft levou mais segurança a sério. O Office 2007 mudou para o Advanced Encryption Standard (AES) com uma chave de 128 bits. Isso é amplamente considerado seguro e significa que o Office agora usa criptografia real e forte para proteger seus documentos quando você define uma senha. Testamos o recurso de criptografia de PDF e descobrimos que ele também usa criptografia AES de 128 bits no Office 2016.

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Há duas coisas importantes com as quais você precisa estar atento. Primeiro, apenas as senhas que criptografam totalmente o documento são seguras. O Office também permite que você defina uma senha para “Restringir a edição” de um arquivo - em teoria, permitindo que as pessoas vejam um arquivo, mas não o editem sem uma senha. Este tipo de senha pode ser facilmente quebrada e removida, permitindo que as pessoas editem o arquivo.

Além disso, a criptografia do Office só funciona bem se você estiver salvando em formatos de documento modernos, como .docx. Se você salvar em formatos de documento mais antigos, como .doc - que são compatíveis com o Office 2003 e anteriores - o Office usará a versão mais antiga e não segura da criptografia.

Mas, contanto que você esteja salvando seus arquivos em formatos modernos do Office e usando a opção “Criptografar com senha” em vez da opção “Restringir edição”, seus documentos devem estar protegidos.

Como proteger com senha um documento do Office

Para proteger um documento do Office com senha, primeiro abra-o no Word, Excel, PowerPoint ou Access. Clique no menu “Arquivo” no canto superior esquerdo da tela. No painel de informações, clique no botão “Proteger documento” e selecione “Criptografar com senha”.

O botão é denominado apenas "Proteger documento" no Microsoft Word, mas possui um nome semelhante em outros aplicativos. Procure “Proteger pasta de trabalho” no Microsoft Excel e “Proteger apresentação” no Microsoft PowerPoint. No Microsoft Access, você verá apenas um botão “Criptografar com senha” na guia Informações. Caso contrário, as etapas funcionarão da mesma forma.

NOTA: Se você deseja apenas restringir a edição do documento, você pode escolher “Restringir Edição” aqui, mas como dissemos, isso não é muito seguro e pode ser facilmente contornado. É melhor criptografar todo o documento, se puder.

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Digite a senha com a qual deseja criptografar o documento. Você deve escolher uma boa senha aqui. Senhas fracas podem ser facilmente adivinhadas por cracking de software, se alguém obtiver acesso ao documento.

Aviso: Você perderá o acesso ao documento se esquecer sua senha, portanto, mantenha-o seguro! A Microsoft recomenda que você anote o nome do documento e sua senha e mantenha-os em um local seguro.

Quando um documento é criptografado, você verá a mensagem “Uma senha é necessária para abrir este documento” na tela de informações.

Na próxima vez que você abrir o documento, verá a caixa “Digite a senha para abrir o arquivo”. Se você não inserir a senha correta, você não conseguirá visualizar o documento.

Para remover a proteção por senha de um documento, clique no botão “Proteger Documento” e selecione “Criptografar com Senha” novamente. Digite uma senha em branco e clique em “OK”. O Office removerá a senha do documento.

Como criar um arquivo PDF protegido por senha

Você também pode exportar um documento do Office para um arquivo PDF e proteger esse arquivo PDF com senha. O documento PDF será criptografado com a senha que você fornecer. Isso funciona no Microsoft Word, mas não no Excel, por algum motivo.

Para fazer isso, abra o documento no Microsoft Word, clique no botão de menu “Arquivo” e selecione “Exportar”. Clique no botão “Criar PDF / XPS” para exportar o documento como um arquivo PDF.

Clique no botão “Opções” na parte inferior da janela de diálogo salvar que aparece. Na parte inferior da janela de opções, ative a opção “Criptografar o documento com uma senha” e clique em “OK”.

Digite a senha com a qual deseja criptografar o arquivo PDF e clique em “OK”.

Quando terminar, digite um nome para o arquivo PDF e clique no botão “Publicar”. O Office exportará o documento para um arquivo PDF protegido por senha.

Aviso: Você não conseguirá visualizar o arquivo PDF se esquecer a senha. Certifique-se de controlá-lo ou perderá o acesso ao seu arquivo PDF

Você terá que inserir a senha do arquivo PDF ao abri-lo. Por exemplo, se você abrir o arquivo PDF no Microsoft Edge - o visualizador de PDF padrão do Windows 10 - será solicitado que você insira a senha para poder visualizá-lo. Isso também funciona em outros leitores de PDF.

Esse recurso pode ajudar a proteger documentos particularmente confidenciais, especialmente quando você os armazena em uma unidade USB ou em um serviço de armazenamento online como o Microsoft OneDrive.

A criptografia de disco completo, como Criptografia de dispositivo e BitLocker em um PC com Windows ou FileVault em um Mac, é mais segura e fácil para proteger todos os documentos em seu computador - principalmente se seu computador for roubado.