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Sempre fomos informados de que fazer backup de nossos dados é uma boa ideia. Bem, esse mesmo conceito pode se estender ao e-mail também. Você pode arquivar seu e-mail de vez em quando, como mensalmente, trimestralmente ou até mesmo anualmente.

Mostraremos como arquivar e-mails no Outlook 2013 e torná-los facilmente disponíveis no programa. Seu e-mail é armazenado em um arquivo .pst. Para arquivar o e-mail, vamos mover o e-mail para um arquivo .pst de arquivo.

NOTA: Quando você arquiva seu e-mail em outro arquivo .pst, todos os e-mails que você escolher para arquivar são movidos para o arquivo compactado e não estão mais disponíveis no arquivo .pst principal.

Para começar a arquivar seu e-mail, clique na guia “Arquivo” na faixa de opções.

Na tela Informações da conta, clique no botão “Ferramenta de limpeza” ao lado de “Limpeza da caixa de correio”.

Selecione “Arquivar…” no menu suspenso.

A caixa de diálogo Arquivar é exibida. Selecione “Arquivar esta pasta e todas as subpastas” e selecione uma pasta para arquivar. Se você deseja arquivar todos os seus e-mails, selecione o nó com seu endereço de e-mail na parte superior.

Clique na lista suspensa “Itens de arquivo anteriores a” para selecionar a data mais recente para os itens a serem arquivados. Um calendário aparece. Selecione uma data no mês atual clicando na data ou vá até um mês diferente para selecionar uma data. Todos os itens anteriores à data selecionada serão arquivados.

Se você deseja arquivar itens que não estão configurados para arquivar automaticamente usando AutoArquivar, marque a caixa de seleção “Incluir itens com“ AutoArquivar ”marcado”.

NOTA: O recurso AutoArquivar no Outlook 2013 funciona da mesma maneira que no Outlook 2010.

Clique no botão “Procurar” se quiser alterar o local onde o arquivo será salvo e o nome do arquivo. Clique em OK depois de fazer suas seleções.

O arquivo .pst arquivado é salvo no local escolhido.

Observe que todas as mensagens de e-mail que você escolheu para arquivar não estão mais disponíveis no arquivo .pst principal. O arquivo .pst arquivado deve ficar disponível automaticamente no Outlook. No entanto, se isso não acontecer, clique na guia “Arquivo”.

No painel azul do lado esquerdo da tela “Informações da conta”, clique em “Abrir e exportar”.

Na tela “Abrir”, clique em “Abrir arquivo de dados do Outlook”.

A caixa de diálogo “Abrir arquivo de dados do Outlook” é aberta. Navegue até o local onde salvou o arquivo .pst arquivado, selecione-o e clique em OK.

No painel esquerdo da janela principal do Outlook Mail, uma seção chamada “Arquivos” é exibida e os e-mails que você arquivou estão disponíveis.

Arquivar e-mail pode ajudá-lo a manter seus e-mails organizados, tornando mais fácil encontrar e-mails antigos e manter sua caixa de entrada e pastas organizadas.