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Se você estiver trabalhando com outras pessoas em um arquivo compartilhado do Planilhas Google, às vezes as pessoas podem inserir dados inesperados ou algo que quebra uma fórmula. Uma maneira de garantir que todos insiram os dados desejados é fornecê-los em uma lista suspensa de validação.

Como criar uma lista suspensa

Uma lista suspensa é uma ótima maneira de garantir que os dados que as pessoas inserem em seu formulário, aplicativo ou planilha sejam exatamente o que você espera. Também fornece uma maneira muito mais rápida para as pessoas inserirem esses dados, uma vez que estão selecionando em uma lista pré-configurada que você fornece.

A primeira coisa que você precisa fazer é abrir o arquivo do Planilhas Google e selecionar as células para as quais deseja usar uma lista suspensa.

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A seguir, abra o menu “Dados” e selecione o comando “Validação de dados”.

No menu suspenso Critérios, escolha “Lista de um intervalo” ou “Lista de itens”.

• Lista de um intervalo:Uma lista de valores que foram selecionados de outras células na mesma ou em uma planilha diferente. Por exemplo, se você quiser usar os valores nas células B1-B9 na página 2, digite Folha2! B1: B9 para que os dados contidos nelas apareçam na lista suspensa ou selecionando qualquer uma das células de sua planilha diretamente.
• Lista de itens: Uma lista de itens de dados predeterminados. Pode ser texto ou números, e você mesmo digitará cada valor, separando-os por vírgulas (e sem espaços). Esta opção não permite inserir dados diretamente de outras células.

Aqui, estamos usando a opção “Lista de itens” e fornecendo várias opções numéricas.

Depois de inserir os dados que deseja que apareçam em uma lista suspensa, certifique-se de ter a opção “Mostrar lista suspensa na célula” ativada ou os valores não aparecerão nas células selecionadas.

Você também pode selecionar o que acontece quando alguém tenta inserir um valor que não está na lista. A opção “Mostrar aviso” permite que eles insiram os dados inválidos, mas os marca na planilha (veremos como em breve). A opção “Rejeitar entrada” impede que eles insiram qualquer coisa que não esteja em sua lista.

E, finalmente, você pode habilitar a opção “Mostrar texto de ajuda para validação” para dar às pessoas alguma indicação sobre o que podem escolher nas células. Após selecionar a opção, digite as instruções que desejar.

Vá em frente e clique em “Salvar” quando terminar.

Como usar sua nova lista suspensa

Quando terminar, qualquer pessoa que usar a planilha pode clicar na seta suspensa nessas células e escolher um valor da lista.

Se você selecionou a opção “Mostrar texto de ajuda para validação”, esse texto aparecerá sempre que alguém selecionar uma das células validadas.

Se alguém inserir um valor que não corresponda a algo na lista e você tiver a opção “Mostrar Aviso” ativada, os dados inválidos serão marcados na célula.

Passar o mouse sobre ele mostra por que está marcado.

Se, em vez disso, você tiver a opção “Rejeitar entrada” selecionada, as pessoas receberão um aviso como este quando tentarem inserir algo que não esteja em sua lista.

Se você precisar remover ou modificar qualquer um dos itens de sua lista suspensa, volte para Dados> Validação de dados para editar quaisquer itens das listas que você criou. Remover a lista completamente é tão fácil quanto clicar no botão “Remover validação” localizado na parte inferior.